A gravação profissional do seu menu telefónico: um plano passo a passo claro

Passo 1: Reduza o seu menu de opções à essência

Os autores das chamadas querem ser atendidos rapidamente, sem ter de deambular por um labirinto digital. Quanto mais curto e simples for o menu de opções, mais rapidamente o seu cliente chegará à pessoa certa. Veja o menu telefónico como o balcão de receção de um edifício: o objetivo é que o visitante encontre a porta certa de imediato, sem ter de decifrar placas em latim.

• Limite o número de opções a um máximo de quatro por menu.
• Mencione primeiro o objetivo e só depois a tecla (por exemplo: "Para contabilidade, prima 1").
• Elimine formalidades desnecessárias entre as opções.

Sugestão: Leia os seus textos em voz alta. Se ficar sem fôlego depois de duas opções, o guião é demasiado longo.

Passo 2: Escolha a voz certa para a sua marca

O tom de voz define o ambiente de toda a conversa. Como Kurt notou numa das avaliações dos nossos clientes: uma voz profissional na central telefónica gera reações positivas dos clientes em apenas dois dias. Deseja uma imagem profissional e distinta ou procura mais uma voz flamenga fresca e acolhedora?

Na Flandres, uma voz natural e amigável funciona muito bem. Pense na nossa atriz de voz Hannelore, que tem uma voz fresca e familiar que gosta de sorrir. Tem um público internacional? Então, pode também considerar opções multilingues ou uma saudação em inglês, como as de Alyson ou Catherine.

Sugestão: Ao escolher uma voz, não ouça apenas o timbre, mas também o ritmo. Num menu telefónico, uma articulação calma e clara é indispensável.

Passo 3: Dê instruções claras durante a gravação

Quando o ator de voz entra no estúdio, a direção certa faz a diferença. Um erro comum nos menus telefónicos é uma entoação ascendente no final de uma opção, o que faz com que a frase soe como uma pergunta.

Sugestão de direção do nosso estúdio: Peça ao locutor para terminar cada opção com uma entoação descendente (um 'ponto' na voz) e uma pequena pausa antes do número. Assim, o autor da chamada ouve com precisão onde a opção termina e qual tecla corresponde. Peça para a voz falar com um leve sorriso, isso ouve-se de imediato no timbre.

Passo 4: Garanta um bom fluxo nos tempos de espera e horários de encerramento

Além do menu principal, existem outros momentos importantes em que o seu autor da chamada precisa de orientação: a fila de espera e a mensagem fora do horário de funcionamento.

1. Fora do horário de funcionamento: Informe claramente quando está disponível e, se possível, ofereça uma alternativa através do website.
2. Na fila de espera: Ofereça uma mensagem curta e amigável que não se repita a cada dez segundos.
3. Qualidade de áudio clara: Certifique-se de que o formato de áudio se adapta perfeitamente à sua central telefónica (como WAV ou MP3 na frequência correta).

Sugestão: Mantenha a mensagem de espera curta e alterne música de fundo suave com a voz, para que o autor da chamada saiba que a linha ainda está aberta.

Passo 5: Teste o resultado pelos olhos do autor da chamada

Assim que os ficheiros de áudio forem carregados na central telefónica, é hora de um teste prático. Ligue você mesmo(a) para a sua central com um telemóvel, eventualmente no altifalante ou num ambiente ruidoso. Experimente como a mensagem chega. A voz é bem compreensível? O volume está correto em relação à música de espera?Dica: Peça também a alguém que não conheça a sua empresa para ligar. Essa nova perspetiva irá indicar-lhe imediatamente quaisquer passos confusos.

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Quer transformar a sua central telefónica num comité de boas-vindas acolhedor? Pode preparar facilmente o seu menu telefónico por si mesmo ou pedir-nos para o ajudar a pensar no script e na melhor escolha de voz. Entre em contacto connosco para obter aconselhamento personalizado.