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Scripts telefónicos para uma agência de recrutamento: 5 passos para reter candidatos

Um candidato talentoso, após semanas de indecisão, toma uma decisão e liga para o seu escritório, mas depara-se com um menu de opções frio e deficiente, gravado por um estagiário apressado. Bons scripts telefónicos para uma agência de recrutamento fazem a diferença entre um contacto caloroso e um chamador que desliga imediatamente e procura a concorrência. A pergunta incómoda que poucas agências de recrutamento se fazem é: a sua mensagem de boas-vindas telefónica afasta secretamente os melhores perfis? Abaixo, apresentamos 5 passos claros para organizar essa comunicação de forma fluida e humana.

1. Opte por um acolhimento acessível

Uma mensagem de boas-vindas de recrutamento é uma mensagem de abertura falada que tranquiliza imediatamente os chamadores e esclarece quem os está a atender. Em vez de um aviso distante de que todas as linhas estão ocupadas, um candidato prefere ouvir que a sua chamada é importante. No estúdio, noto regularmente que as empresas tendem a ser demasiado formais assim que um microfone é colocado à sua frente. Para o recrutamento, essa abordagem rígida é contraproducente. Candidatar-se já é suficientemente stressante; um tom aberto e calmo alivia imediatamente a tensão.

2. Mantenha o menu de opções curto e objetivo

Nada afasta um chamador mais depressa do que um menu de opções com sete ramificações, onde a opção correta só aparece no fim. Especialmente no setor de trabalho temporário e seleção, convém separar claramente dois fluxos: empresas que procuram talento e candidatos que procuram trabalho. Portanto, limite o seu menu principal a um máximo de três rotas claras:

• Prima 1 se procura um novo desafio ou vaga.
• Prima 2 se, como empregador, deseja registar ou discutir uma vaga.
• Permaneça em linha para todas as suas questões administrativas relacionadas com a gestão de salários ou contratos.

Com esta organização prática, cada chamador será encaminhado diretamente para o consultor certo, sem frustrações prévias.

3. Garanta instruções claras fora do horário de expediente

Os candidatos frequentemente procuram um novo emprego fora do seu horário de trabalho, geralmente de manhã cedo ou depois das cinco da tarde. Uma mensagem de voz fora do horário de expediente não deve, portanto, ser um beco sem saída. Indique quando voltarão a estar disponíveis, mas, acima de tudo, ofereça uma alternativa. Encaminhe gentilmente para a possibilidade de deixar um currículo online ou gravar uma mensagem. Se um ator de voz gravar essa mensagem de forma demasiado monótona ou desinteressada, o chamador não se sentirá ouvido. A minha dica de diretor para estes textos: preste atenção para que a voz, no final da frase, suba amigavelmente em vez de descer, para que o chamador sinta o convite para agir.

4. Evite jargão e títulos de funções internas

No recrutamento e seleção, os termos técnicos por vezes surgem em abundância. Palavras como 'sourcing specialist', 'onboarding flow' ou códigos de processo internos não significam absolutamente nada para um chamador. Escreva os seus scripts sempre do ponto de vista da pessoa que liga. Um chamador pragmático só quer saber quem o pode ajudar com um trabalho como soldador, contabilista ou gestor de projetos. Desde que a sua linguagem permaneça clara e reconhecível, isso gera confiança tanto em iniciantes como em perfis de direção experientes.

5. Utilize uma voz consistente para todas as suas delegações

Se uma agência tem vários escritórios, a central telefónica muitas vezes soa diferente em cada cidade. Uma delegação tem um telemóvel encaminhado, a outra utiliza uma voz de computador. Essa fragmentação parece desorganizada. Ao permitir que todas as suas mensagens telefónicas sejam gravadas centralmente por uma voz profissional fixa, como os nossos locutores Sen ou Kristien para a Flandres, cria uma identidade reconhecível e fiável. Mais de 4200 projetos entregues demonstram repetidamente que a consistência no som e no tom reforça a imagem profissional de uma organização.