Scripts Telefónicos para um Escritório de Contabilidade: 5 Escolhas Inteligentes
Durante a declaração trimestral, o telefone toca incessantemente, enquanto os seus colaboradores precisam de profunda concentração para finalizar os balanços. Quem implementar agora scripts telefónicos bem pensados para um escritório de contabilidade, só seis meses depois notará realmente a diferença na tranquilidade e eficiência no local de trabalho. Abaixo, encontrará 5 pontos focados para estruturar adequadamente a sua telefonia durante todo o ano.
1. Escolha um menu de opções lógico antes que o período de maior afluxo comece
Um menu de opções é um encaminhamento por voz que direciona os chamadores, através de teclas, diretamente para o departamento correto ou para o gestor de processos. Quando um empresário liga com uma questão urgente de IVA, quer contactar a pessoa certa de imediato, sem ser transferido três vezes.
No estúdio, ouço frequentemente menus de opções em que são incluídas demasiadas opções. Por isso, limite o número de opções a um máximo de quatro categorias claras:
- Processos em curso e questões fiscais
- Faturação e administração
- Novos clientes e aconselhamento inicial
- O atendimento geral
Se formular isto claramente hoje, evita que o seu secretariado tenha de atender chamadas que pertencem a outros departamentos durante o período de maior afluxo do imposto sobre sociedades.
2. Formule uma mensagem de voz que recolha informações
Uma mensagem padrão em que apenas pede para "deixar uma mensagem após o sinal" resulta numa grande perda de tempo ao longo de alguns meses. Os chamadores muitas vezes deixam apenas o seu nome próprio, o que obriga um colaborador a procurar durante minutos no sistema de gestão de processos para saber quem realmente ligou.
Por isso, peça ao chamador com cordialidade mas firmeza para deixar os dados essenciais necessários:
- O nome da empresa
- O número de contribuinte (NIF) ou número de empresa
- O nome do contacto fixo dentro do escritório
- A questão concreta
Com esses dados, o seu colaborador liga de volta preparado, com o processo correto já aberto no ecrã. Isso evita uma chamada telefónica dupla.
3. Planeie mensagens sazonais com antecedência
Um escritório de contabilidade vive ao ritmo de prazos legais. Um script que configura em janeiro para a declaração de IVA já não se aplica quando chega a época de férias de verão ou quando se aproxima o prazo para a entrega da declaração de IRS.
Ao escrever os scripts com antecedência para todo o ano, pode gravá-los numa única sessão. Deste modo, mantém a mesma sonoridade familiar na linha durante todo o ano. Na nossa base de dados, trabalhamos com vozes profissionais tanto da Bélgica como dos Países Baixos. Quando um cliente adiciona uma mensagem extra mais tarde, o mesmo ator de voz pode ser novamente utilizado, para que o conjunto continue a soar consistente ao longo dos anos.
4. Preste atenção ao ritmo de fala adequado para números e procedimentos
Como realizador, no estúdio, estou sempre muito atento à tranquilidade na voz. Um ator de voz que fala demasiado rápido numa mensagem de boas-vindas faz com que os chamadores percam o horário de funcionamento ou o endereço de e-mail e liguem de novo de imediato.
Para sequências de números, como um número de empresa ou um número de extensão específico, aplica-se uma regra prática simples: diga os números sempre em blocos curtos de dois ou três, com uma pausa clara entre eles. Isso dá tempo ao chamador para anotar sem ter de retroceder. Um tom calmo e seguro, além disso, inspira imediatamente a confiança que se espera de um consultor financeiro.
5. Garanta uma alternativa durante os dias de equipa planeados
Há dias em que todo o escritório está em formação ou organiza um dia de encerramento interno. Quem emite um sinal de ocupado geral nesses dias perde uma oportunidade.
Com um script temporário, indica exatamente quando a equipa estará novamente disponível e para onde os documentos urgentes podem ser enviados digitalmente entretanto. Deste modo, a relação com a sua clientela mantém-se clara e evita a frustração em empresários com uma questão premente.
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Perguntas frequentes
Com que frequência deve um escritório de contabilidade atualizar os seus textos telefónicos?
As mensagens básicas e o menu de opções geralmente duram anos, desde que a estrutura do seu escritório permaneça a mesma. No entanto, é aconselhável verificar pelo menos uma vez por ano se os horários de funcionamento, períodos de férias e eventuais opções de ligação direta ainda estão atualizados.
Pode uma única voz gravar todas as mensagens sazonais?
Sim, é até recomendável. Ao reservar o mesmo ator de voz profissional para a sua mensagem de boas-vindas, o seu texto de música de espera e os seus avisos de férias, os seus clientes reconhecem imediatamente o ponto de contacto fixo do seu escritório.
Que idioma devo escolher para um escritório na Flandres ou em Bruxelas?
Para a Flandres, basta uma voz flamenga cuidada. Se receber regularmente empresários francófonos ou anglófonos na linha, um menu de opções bilingue ou trilingue oferece clareza imediata. As nossas vozes gravam em línguas nativas como neerlandês, francês (BE) e inglês. Se quiser começar a escrever textos para a sua central, consulte os nossos exemplos de textos prontos para se inspirar para o seu escritório. Não hesite em contactar-nos se quiser discutir o tom certo ou a escolha da voz para a sua equipa.
