Definir mensagem de férias: texto e como a ativar

Primeiro, o texto: foco na data de regresso e na alternativa

Durante uma ausência temporária, os chamadores querem saber apenas duas coisas: a partir de quando estará novamente disponível, e onde podem contactar para assuntos urgentes. Mantenha o texto curto e claro.

Um exemplo de uma mensagem concisa e profissional: "Bem-vindo(a) a [Nome da Empresa]. Estamos atualmente a desfrutar das nossas férias anuais e estaremos encerrados de [data de início] a [data de fim]. A partir de [data de regresso], estaremos novamente disponíveis a partir das 9h. Tem uma questão urgente que não pode esperar? Por favor, envie um e-mail para info@[nome_da_empresa].pt; verificamos a nossa caixa de entrada periodicamente. Obrigado(a) pela sua compreensão e até breve."

No estúdio, ouço regularmente que as pessoas se esquecem de mencionar o dia da semana juntamente com a data. Não diga apenas "14 de agosto", mas "segunda-feira, 14 de agosto". Isso dá imediatamente um ponto de referência ao ouvinte, sem que este tenha de consultar um calendário.

Depois, a gravação: atenção à calma na sua voz

Quando grava o texto ou o manda gravar, tudo se resume ao tom de voz certo. Uma mensagem de férias exige um tom caloroso, descontraído e amigável, sem que pareça desleixado.

Como dica de direção, recomendo sempre: insira uma breve pausa de, pelo menos, um segundo após as datas específicas. No estúdio, acontece frequentemente que as datas são pronunciadas demasiado depressa uma após a outra. Um chamador deve conseguir processar a informação e, eventualmente, anotá-la. Se gravar o texto no seu smartphone, faça-o num espaço tranquilo, com muitos móveis estofados e cortinas para evitar eco, e não mantenha o microfone demasiado perto da boca.

Em seguida, prepare o ficheiro de áudio

As centrais telefónicas e os sistemas VoIP impõem requisitos técnicos específicos para os ficheiros de áudio. Enquanto o seu leitor de música pode lidar com ficheiros estéreo de alta resolução, a telefonia exige frequentemente formatos específicos.

Ao exportar o seu ficheiro, preste atenção a estes pontos:

• Formato do ficheiro: geralmente, opte por um ficheiro WAV em 8 kHz ou 16 kHz, mono de 16 bits (muitas vezes designado como CCITT u-Law ou PCM).
• Tamanho do ficheiro: mantenha o ficheiro compacto, pois muitas centrais recusam ficheiros maiores do que alguns megabytes.
• Silêncio no início: corte o silêncio antes da primeira palavra para um máximo de 0,2 segundos, para que o chamador não pense que a linha está morta.

Finalmente: ative a mensagem de férias na sua central

A forma como ativa a mensagem depende da sua solução de telefonia. Na maioria dos fornecedores VoIP modernos (como Destiny, Cloud VoIP ou Teams Telefonie), isto é feito através de um portal de gestão.

1. Inicie sessão no portal de administrador da sua central telefónica.
2. Vá às configurações de rotas de chamadas, horários de funcionamento ou gestão de voicemail.
3. Carregue o seu novo ficheiro de áudio no menu 'Mensagem de Férias' ou 'Mensagem de Ausência'.
4. Associe um horário ao ficheiro de áudio, para que a mensagem comece automaticamente no seu último dia de trabalho e se desative na manhã do seu regresso.
5. Após a configuração, ligue sempre para o seu próprio número fixo para testar se o volume do som está correto e se o encaminhamento está certo.