Utilize frases curtas. Quando carrega ou lê o texto em voz alta, percebe imediatamente onde lhe falta o fôlego. Um ouvinte português aprecia um tom calmo e acessível, sem floreados desnecessários.
Dica: Leia o texto escrito duas vezes em voz alta para um colega. Onde gaguejar, risque as palavras difíceis.
Passo 3: Escolha a voz certa e o tom adequado
A voz que escolher forma a primeira impressão da sua organização quando não está presente. Um ator de voz, como Larissa, traz um tom de rádio caloroso, muito adequado para serviços de apoio ao cliente, enquanto uma voz como Johfrah irradia uma credibilidade sóbria.
Trabalha num ambiente multilingue? Então, uma voz quadrilingue como a de Eveline pode garantir uma imagem consistente em Português, Francês, Inglês e Alemão.
Dica: Determine previamente a atmosfera que se adequa ao seu negócio: formal e profissional, ou calorosa e ágil.
Ao gravar uma mensagem de negócios, a maior armadilha é falar demasiado depressa. Assim que o botão de gravação é acionado, muitas pessoas começam a falar mais rápido por desconforto.
Para o realizador: Dê a quem liga tempo para processar a informação. Diminua conscientemente o seu ritmo de fala em vinte por cento e, após dados cruciais, como um endereço de e-mail ou uma data, deixe exatamente dois segundos de silêncio. Isso dá ao ouvinte espaço para respirar e, eventualmente, anotar algo.
Dica: Assegure-se de que dispõe de um espaço acusticamente isolado se gravar por conta própria, ou deixe a gravação a cargo de um profissional para evitar reverberações perturbadoras.
Passo 5: Teste a gravação na prática
Quando o ficheiro de áudio estiver pronto, ligue-o à sua central telefónica. Não se limite a ouvir o ficheiro avulso no seu computador, mas ligue você mesmo com um telemóvel para o número.
Assim, ouvirá exatamente o que o seu cliente ouve:
- O volume é alto o suficiente sem distorcer?
- A voz soa nítida numa ligação móvel comum?
- A mensagem de voicemail encaixa-se logicamente no resto do seu sistema telefónico?Se a sua central telefónica utiliza menus de opções, é aconselhável considerar também a gravação completa do seu menu telefónico, para que todas as saudações e opções tenham a mesma qualidade de voz.
Dica: Peça a alguém externo para ligar para o número e verificar se a mensagem é clara e percetível à primeira.
