Como gravar uma mensagem de voz calorosa sem receios

Primeiro, ultrapassar o receio

Muitos empresários adiam a gravação das suas mensagens telefónicas porque não gostam do som da própria voz. Esta é uma reação natural do cérebro. Quando falamos, ouvimos a nossa voz em parte através das vibrações dos ossos do crânio. Uma gravação elimina essas vibrações internas, fazendo com que a voz soe estranha e mais fina. É como passar de repente em frente a um espelho num provador mal iluminado: de repente, repara em todos os detalhes que normalmente passam despercebidos.

Assim que percebe que isto acontece com toda a gente, o constrangimento desaparece. A sua voz funciona perfeitamente; a forma como estrutura a mensagem é que faz toda a diferença.

Dica: Aceite que a sua voz parecerá sempre estranha para si, mas os clientes só querem ouvir um contacto simpático e prestável.

Passo 1: Escreva um texto em linguagem oral

Ler um texto escrito em voz alta raramente soa natural. Por isso, escreva como se estivesse a cumprimentar a pessoa diretamente ao balcão. Evite formulações demasiado formais e seja breve e direto.

Eis um plano simples para um texto claro:

• Cumprimente calorosamente quem liga e indique de imediato o nome da sua empresa.
• Explique de forma breve por que motivo não pode atender o telefone neste momento.
• Diga exatamente qual é o passo seguinte, como enviar um e-mail.
• Termine com uma despedida cordial.

Dica: Leia o texto em voz alta três vezes para si antes de começar a gravar e substitua palavras difíceis por alternativas mais simples.

Passo 2: Escolha o tom certo para a sua mensagem

O ambiente do seu voicemail define como o cliente se sente quando não consegue falar consigo. Uma empresa de serviços profissionais opta frequentemente por um tom tranquilo e fiável, enquanto uma agência criativa pode ter um registo mais descontraído. O essencial é que a voz combine com o resto da sua comunicação.

Na nossa plataforma tem à disposição 93 locutores profissionais que sabem exatamente como aplicar estas nuances. Veja o caso de Eveline, uma das nossas vozes flamengas da Bélgica. Tem uma voz suave e acolhedora e fala fluentemente francês, inglês e alemão. Isto é muito útil se também recebe chamadas de clientes que falam outras línguas.

Dica: Combine o tom do seu voicemail com o ambiente do seu local de trabalho para evitar contradições.

Passo 3: A dica de realização para uma gravação com som natural

Como diretor de voz, vejo diariamente que a diferença entre uma gravação rígida e uma mensagem acolhedora reside nos detalhes. A regra de ouro ao gravar uma mensagem de voicemail é simples: sorria enquanto fala. Parece simples, mas a fisionomia da boca muda quando sorri. O palato mole eleva-se, tornando a voz mais clara, ressonante e calorosa. Quem telefona percebe esse sorriso de imediato do outro lado da linha.

Outra técnica é não falar para um microfone vazio, mas imaginar que está a falar com um cliente habitual satisfeito. Isso liberta a tensão das cordas vocais e confere um ritmo natural e calmo à sua fala.

Dica: Grave de pé, pois isso dá mais espaço aos pulmões e confere mais energia à sua voz.

Por fim: Configurar a mensagem de forma tecnicamente correta

Assim que a gravação estiver concluída, convém garantir a máxima qualidade de som. Nada é mais desagradável do que um voicemail com ruídos de fundo incómodos ou uma linha com estalidos. Uma boa gravação não tem eco nem ruídos de respiração junto ao microfone. Os locutores profissionais entregam ficheiros perfeitamente limpos, prontos a carregar na sua central telefónica. Clientes como o Floris e o Marnick já partilharam connosco que a entrega rápida de ficheiros áudio impecáveis lhes permitiu manter um contacto telefónico impecável com os seus clientes.

Dica: Guarde o ficheiro final no formato correto para a sua central telefónica, normalmente WAV ou MP3.

Causar uma impressão profissional

Gravar o seu próprio voicemail não tem de ser uma fonte de frustração. Às vezes, a melhor decisão é confiar o trabalho a quem o faz todos os dias. Quer causar uma impressão irrepreensível sem ter de ir para a frente do microfone? Pode facilmente mandar gravar um voicemail profissional com uma das nossas vozes experientes. Fale connosco para conhecer as opções para a sua empresa; teremos todo o gosto em ajudar com um atendimento personalizado.